最基本作用是为人力资源规划建立人事档案，以供对当前和未来组织人力资源静态与动态的盘点分析；在人事档案的基础上，通过对档案不同维度的使用，可以为其他人力资源管理职能的开展提供基础资料；通过对人事档案的分析，可以为管理决策提供各种报告。